Dokumente auswerten. Informationen nutzbar machen.
Objekt-Datenräume ordnen und aus Mietverträgen, Nachträgen, Scans und Anhängen strukturierte Informationen machen, die Ihr Team prüfen kann. Wir klären, welche Dokumente zusammengehören, welche Daten benötigt werden und wie Ihr Team die Ergebnisse prüft.
Dokumenteneingang
Mietvertragsanalyse
Menschliche Prüfung
Weniger sortieren und abtippen. Mehr Zeit für die Prüfung.
Dokumentenverarbeitung
Welche Dokumentenaufgabe landet immer wieder bei Ihnen?
Der Ablauf richtet sich danach, welche Informationen Ihr Team für die weitere Arbeit benötigt.
Derselbe Ansatz lässt sich auch auf regelmäßig eingehende Dokumente in anderen Branchen anwenden.
BEISPIELHAFTER DOKUMENTENFLUSS
Von der eingehenden Datei zum geprüften Datensatz.
BEISPIELQUELLE · FIKTIVE DATEN
Mietübersicht
Objekt: Gebäude A. Mieter: Example Tenant Ltd. Jahresnettomiete: 84.000 EUR. Das Verlängerungsdatum steht in einem beigefügten Nachtrag.
Quelle: lease-summary.pdf · Seite 2
STRUKTURIERTER DATENSATZ
Nutzbare Daten. Klarer Prüfbedarf.
Mieter · Example Tenant Ltd.
Jahresmiete · 84.000 EUR
Quellenverweis · Seite 2
Verlängerungsdatum: zu prüfen
Der Nachtrag muss geprüft werden. Das System errät das fehlende Datum nicht.
Dokumenteneingang strukturieren
Objektunterlagen
Einheitliche Datenraumstruktur aufbauen, vereinbarte Vertragsfelder auslesen, Quellenverweise behalten. Widersprüchliches oder Fehlendes markieren.
Mit dem Inhalt arbeiten
Dokumente erfassen und auswerten
Felder aus einer festgelegten Art von Formularen, PDFs oder Anhängen erfassen und strukturiert an Ihre Tabelle oder Ihr System übergeben.
Menschliche Prüfung bleibt dort, wo ein falsches Feld, eine falsche Einordnung oder Entscheidung teuer wird.
So bauen wir
Beginnen Sie bei der echten Vielfalt Ihrer Dateien.
Wir sichten eine repräsentative, angemessen freigegebene Stichprobe, inklusive Scans und schwieriger Fälle. Gemeinsam legen wir Felder, Benennungsregeln, Zugriffsgrenzen und tolerierbare Fehler fest und testen den Ablauf gegen von Menschen geprüfte Beispiele.
Der Pilot misst Auslesequalität, Prüfaufwand und Durchlaufzeit. Er testet auch, was passiert, wenn eine Datei unlesbar ist, ein Wert fehlt oder zwei Dokumente sich widersprechen. Wir erweitern erst, wenn der Prüfprozess im Alltag zuverlässig funktioniert.
Klare Grenzen
Automatisierung braucht einen klaren Prüfprozess.
Ihr Team erhält ein vereinbartes Feldschema, den Verarbeitungsablauf und ein Prüfverfahren. Zugriffsrechte, Aufbewahrung, Hosting und externe Verarbeitung klären wir, bevor vertrauliche Dokumente ins System kommen.
Nicht jede Dokumentenverarbeitung sollte automatisiert werden. Bei kleinen Mengen, stark unterschiedlichen Unterlagen oder Inhalten, die fachliche Beurteilung erfordern, kann ein einfacherer, technisch unterstützter Ablauf sinnvoller sein.
Auslesen ist nur ein Schritt. Wenn die Arbeit auch bedeutet, einen Fall auf fehlende Nachweise zu prüfen, andere Systeme zu befragen und Rückfragen vorzubereiten, lohnt ein Agent, der die größere Aufgabe koordiniert.
Die Abläufe genauer betrachtet
Öffnen Sie ein Beispiel für Schritte und Prüfpunkte. Sie bleiben auf dieser Seite.
Passende Fallstudien.
Kundenprojekte, in denen wir Informationen aus Dokumenten strukturiert und überprüfbar nutzbar gemacht haben.
