Fallstudie
Eine familiengeführte Immobiliengruppe in Hamburg, die Wohn- und Gewerbeobjekte langfristig kauft, entwickelt und verwaltet.
Leistungen
Dokumentenverarbeitung
Workflow- und CRM-Integration
Immobiliengruppe in Hamburg
Branche
Immobilien
Unternehmensgröße
5 Mitarbeitende
Zeitraum
6 Monate
Juli 2025
Eine einheitliche Ablage über 150 Gebäude
Die Ausgangslage
Jeder Ankauf brachte einen Datenraum voller Dokumente. Jemand musste jedes öffnen, um zu wissen, wohin es gehört.
Über ein Portfolio von 150 Gebäuden wiederholte sich dieselbe Ablagestruktur mit mehr als fünfzig Dokumentkategorien. Ankaufsdatenräume und täglicher Schriftverkehr brachten rund tausend Dokumente im Monat dazu. Die Mitarbeitenden mussten jede Datei öffnen, verstehen und das richtige Ziel finden. Wir begannen mit der vorhandenen Struktur der Gruppe und typischen Dokumenten, damit der Ablauf die eigene Ordnung der Objekte abbildet, statt eine neue Ablage aufzuzwingen.
Der Ansatz
Die Ablagelogik behalten. Das Sortieren wegnehmen.
Der Ablauf liest eingehende Dokumente, auch ältere Scans, und vergleicht ihren Inhalt mit den vereinbarten Kategorien. Er verbindet die Einordnung mit dem passenden Ablageziel und hält einen Konfidenzwert fest. Unsichere Fälle gehen zur Prüfung an einen Menschen, statt als sichere Entscheidung zu gelten. Dieser Unterschied zählt im Immobilienbetrieb, wo eine falsch abgelegte Genehmigung, Rechnung oder Vereinbarung noch lange nach der Ablage Arbeit macht.
Ein Prüfweg für jedes eingehende Dokument
Die Einordnung ist nur ein Teil der Arbeit. Das System muss auch wissen, wohin ein Dokument gehört und wann seine Entscheidung einen zweiten Blick braucht.
Nutzbaren Inhalt aus eingehenden Dateien und Scans holen, statt sich auf den Dateinamen zu verlassen.
Den Inhalt mit den Kategorien des Unternehmens vergleichen und Objekt und Ziel bestimmen.
Sichere Fälle gehen in die Ablage. Unsichere werden für eine Prüfung zurückgehalten.
Zwei Wege, eine einheitliche Struktur
Sichere Zuordnung → ablegen und protokollieren. Unsichere → menschliche Prüfung. Beide Wege nutzen dieselben Kategorien und halten das Team dort dabei, wo Urteil zählt.
Auf einen Blick
So werden die Dokumente eingeordnet
Von Objektunterlagen zu strukturierten Informationen, mit Quellenverweisen und Prüfung durch das Team.
Die Umsetzung im Detail
Was wir gebaut haben und wie das Projekt ablief
Was wir gebaut haben
Einen gemeinsamen Eingang für Dokumente aus Datenräumen, Scans und Archiven
Texterkennung für Scans und handschriftliche Altunterlagen
Einordnung nach der unternehmenseigenen Ablagestruktur, einheitlich für jedes Gebäude
Eine Sicherheitseinschätzung zu jeder Zuordnung mit einem vom Team einstellbaren Schwellenwert
Eine Prüfliste für die wenigen Dokumente pro Tag, die menschliche Kontrolle benötigen
Ein Protokoll darüber, was eingegangen ist, wo es abgelegt wurde und warum
Der Projektablauf
Erste Woche: Ablagelogik anhand von fünf Beispieldokumenten eingerichtet
Pilot: mit echten Dokumenten getestet und den Schwellenwert gemeinsam angepasst
Einführung: auf den gesamten Gebäudebestand ausgeweitet
Betrieb: tägliche Verarbeitung; das Team bearbeitet die offene Prüfliste
Das Ergebnis
Was sich für das Team verändert hat
Der Prüfaufwand ist gezielter geworden. Statt jede eingehende Datei zu öffnen und zu sortieren, kann sich das Team auf Ausnahmen konzentrieren und nutzt eine einheitliche Struktur über das Portfolio. Silvercrest AI hat die eigenen Dokumentregeln des Unternehmens in einen Betriebsprozess übersetzt, samt dem Punkt, an dem das System anhalten und um ein menschliches Urteil bitten soll.
97 Prozent Klassifizierungsgenauigkeit im Tagesbetrieb
Mehr als 80 Sortierstunden im Monat eingespart
Rund 30 Dokumente im Monat gehen an einen Menschen, ein bis zwei täglich
Jedes Dokument abgelegt, mit Konfidenzwert dahinter
Scans und Handschrift aus Jahrzehnten verarbeitet
Gibt es in Ihrem Team eine ähnliche Aufgabe?
Wir sehen uns Ihren Prozess, Ihre Systeme und das gewünschte Ergebnis an. Gemeinsam legen wir den nächsten sinnvollen Schritt fest: von der Potenzialbewertung bis zur Umsetzung und laufenden Betreuung.
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