Fallstudie
SK Consulting ist die Praxis einer Coaching-Psychologin und Autorin, die mehr als 20.000 Menschen in 45 Ländern gecoacht hat, dazu Mentoring-Programme, Kurse und internationale Retreats.
Leistungen
Dokumentenverarbeitung
Workflow- und CRM-Integration
Branche
Coaching und Events
Unternehmensgröße
15 Mitarbeitende
Zeitraum
3 Monate
November 2025
Von verstreuter Verwaltung zur verbundenen Customer Journey
SK Consulting
„Silvercrest AI hat unserem Team geholfen, effizienter zu arbeiten und weniger Zeit mit alltäglicher Verwaltung zu verbringen. Sie haben sich die Zeit genommen zu verstehen, wie wir arbeiten, und ein System gebaut, das zu unserem Unternehmen passt. Jetzt können wir uns stärker auf unsere Kunden konzentrieren.“
Sofia Kakkava
Gründerin · SK Consulting
Die Analyse
In zwei Wochen zum richtigen Startpunkt.
Am Anfang stand eine zweiwöchige Analyse der KI-Potenziale. Wir führten Interviews mit Sofia und ihrer operativen Leitung, erfassten den Weg vom ersten Kontakt bis zum Kundenstart in drei Abschnitten und prüften die Prozessdarstellungen gemeinsam mit dem Team. Anschließend bewerteten wir die Möglichkeiten nach Aufwand und Nutzen. Das größte Potenzial lag im Onboarding: Jeder Schritt wurde manuell eingerichtet, Kundeninformationen lagen an verschiedenen Stellen und die operative Leitung verbrachte den Großteil der Woche mit Verwaltung statt mit Kundenarbeit. Deshalb begannen wir mit dem Onboarding und berücksichtigten die Lead-Verfolgung sowie einen zentralen Kundendatensatz von Anfang an.
Die Ausgangslage
Eine preisgekrönte Coach mit Kunden in 45 Ländern, und ein Backoffice, das noch von Hand zusammengehalten wurde.
Kunden kamen über fünf Kanäle. Verträge, Willkommensunterlagen und Zahlungsbestätigungen wurden einzeln bearbeitet und dann ohne einheitliche Benennung abgelegt. Das Onboarding kostete rund zwei Stunden pro Kunde, und trotzdem ging etwas verloren. Wir sind zuerst durchgegangen, wie das Team jede Stufe der Customer Journey handhabt. Dann haben wir Kundenakte, Vertrag und Dokumentenspur um diesen Prozess verbunden.
Der Ansatz
Ein Ablauf, zugeschnitten auf die Arbeitsweise ihres Teams.
Jeder neue Kunde bekommt jetzt automatisch eine eigene Akte und einen eigenen Ordner. Der Vertrag entsteht aus dem gekauften Angebot, geht zur Unterschrift und wird im Moment der Unterzeichnung archiviert. Zahlungsbestätigungen, Onboarding-Unterlagen, Gesprächsnotizen und Aufzeichnungen legen sich beim richtigen Kunden selbst ab. Das Team sieht auf einem Bildschirm, wo jeder Kunde steht.
Ein durchgängiger Ablauf für neue Kunden
Unabhängig vom Eingangskanal durchläuft jeder neue Kunde dieselben klar definierten Schritte.
Bei der Anmeldung entstehen automatisch ein Kundendatensatz und ein persönlicher Ordner, unabhängig davon, über welchen der fünf Kanäle der Kunde kommt.
Aus dem gebuchten Angebot wird der Vertrag erstellt, zur Unterschrift versendet und anschließend archiviert. Zahlungsbestätigungen werden dem richtigen Kunden zugeordnet.
Willkommensunterlagen und Terminabstimmung werden automatisch versendet. Gesprächsnotizen und Aufzeichnungen werden beim Kunden abgelegt.
Die Kundenbeziehung bleibt beim Team
Das System übernimmt die Verwaltung. Gespräche, Coaching-Entscheidungen und Sonderfälle bleiben bei Sofia und ihrem Team.
Auf einen Blick
Der Ablauf beim Kundenstart
Der zusammenhängende Ablauf auf Basis der Prozessanalyse.
Die Umsetzung im Detail
Was wir gebaut haben und wie das Projekt ablief
Was wir gebaut haben
Einen gemeinsamen Eingang für alle fünf Kundenkanäle
Automatische Kundendatensätze und persönliche Ordner mit einheitlicher Benennung
Vertragserstellung aus dem gebuchten Angebot, elektronische Unterschrift und Archivierung
Zuordnung von Zahlungsbestätigungen zum richtigen Kunden
Automatischen Versand der Willkommensunterlagen und Terminabstimmung
Ablage von Gesprächsnotizen und Aufzeichnungen beim jeweiligen Kunden
Eine Statusübersicht, die den aktuellen Stand jedes Kunden zeigt
Der Projektablauf
Woche 1 bis 2: Potenzialanalyse, dreiteilige Prozessübersicht und Priorisierung
Woche 3 bis 6: Kundendatensatz, Ordnerstruktur und Vertragsablauf
Woche 7 bis 10: Zahlungen, Willkommensunterlagen, Gesprächsnotizen und Statusübersicht
Woche 11 bis 12: Teamschulung, begleitete Einführung und Übergabe
Das Ergebnis
Was sich für das Team verändert hat
Der Papierkram läuft von allein. Das Team ging vom Ablegen und Nachhaken zu Arbeit, die wirklich einen Menschen braucht.
Mehr als 30 Stunden Handarbeit im Monat, weg
Rund 75 Prozent weniger Handarbeit je neuem Kunden
Verträge erstellt, unterzeichnet und archiviert, ohne dass jemand ablegt
Jedes Kundendokument an einem Ort, in Sekunden auffindbar
Das Team wurde geschult und betreibt das System selbst
Gibt es in Ihrem Team eine ähnliche Aufgabe?
Wir sehen uns Ihren Prozess, Ihre Systeme und das gewünschte Ergebnis an. Gemeinsam legen wir den nächsten sinnvollen Schritt fest: von der Potenzialbewertung bis zur Umsetzung und laufenden Betreuung.
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