Fallstudie
Tourix ist eine datengetriebene Digitalagentur für Kunden aus der Tourismusbranche.
Leistungen
Workflow- und CRM-Integration
Dokumentenverarbeitung
Branche
Digitales Marketing
Unternehmensgröße
20 Mitarbeitende
Zeitraum
3 Monate
Februar 2025
Von der neuen Anfrage zum versandfertigen Angebot
Tourix
„Silvercrest AI hat etwas Entscheidendes verstanden: Wir brauchten nicht mehr Tools, sondern bessere Prozesse. Thanasis und sein Team haben unseren gesamten Weg vom Lead zum Abschluss erfasst und gezielt automatisiert. Das hat uns Zeit und Geld gespart.“
Stavros Kefalas
Mitgründer
Die Analyse
In vier Wochen erkennen, wo Interessenten vor der Unterschrift abspringen.
Das Projekt begann mit einer Analyse der KI-Potenziale. Wir befragten das Team, erfassten den tatsächlichen Weg vom Lead zum Kunden und verglichen ihn mit dem Ziel von Tourix: wenige Tage nach dem Erstgespräch ein passendes Angebot vorzulegen. Dabei zeigte sich, wo der Prozess ins Stocken geriet. Gespräche fanden statt, doch Nachfassen und Angebote warteten auf freie Kapazitäten. Für jedes Angebot suchte das Team zunächst eine ältere Vorlage an einem von mehreren Ablageorten. Wir bewerteten die Möglichkeiten nach Nutzen und Aufwand, von der Terminbuchung über Recherche bis zur Angebotserstellung, und vereinbarten einen schrittweisen Umsetzungsplan. Eine Voraussetzung wurde früh klar: Zuerst mussten die Leistungen mit definierten Anforderungen, Ergebnissen und einer einheitlichen Preislogik strukturiert werden.
Die Ausgangslage
Leads waren nie das Problem. Daraus Kunden zu machen dauerte bis zu einem Monat.
Tourix ist eine Digitalagentur für die Tourismusbranche. Nachfrage zu erzeugen war nicht das Haupthindernis, sondern interessierte Kunden durch Termine, Angebote und Verträge zu bringen. Informationen verteilten sich über Gesprächsnotizen und manuelle Übergaben, und ein Angebot vorzubereiten konnte Wochen dauern. Wir begannen mit einem KI-Potenzial-Assessment der gesamten Customer Journey und fanden die Arbeit, die das nächste Gespräch oder die nächste Entscheidung verzögerte.
Der Ansatz
Den gesamten Vertriebsprozess verbinden, nicht nur das Angebotsdokument.
Das Assessment verband mehrere zusammenhängende Bedürfnisse: Recherche vor dem Termin, eine brauchbare Aufzeichnung des Gesprächs, eine klare Passung zwischen Kundenbedarf und den Leistungen von Tourix und eine zügige Angebotsvorbereitung. Wir halfen, das Angebot und die an jeder Stelle nötigen Informationen zu strukturieren, und verbanden dann die wiederholbare Vorbereitung und das Nachfassen. Das Ziel war ein nutzbarer nächster Schritt, ohne den Kontext der Kundensituation zu verlieren.
Den Kontext von der Anfrage bis zum Angebot halten
Tourix brauchte einen verbundenen Vertriebsprozess, kein isoliert schnelleres Dokument. Das Assessment verband die vor einem Termin gesammelten Informationen mit der Arbeit danach.
Recherche und Gesprächskontext vorbereiten. Termin- und Erinnerungsschritte nehmen Routine-Nachhaken weg.
Das Gespräch in ein strukturiertes Briefing überführen: Bedarf, passende Leistungen, Aufgaben und der vereinbarte nächste Schritt.
Aus diesem Briefing und dem strukturierten Leistungsangebot Angebot und Vertrag vorbereiten, mit Nachfassen am Vorgang.
Unsere Rolle ging über das Verbinden von Software hinaus
Wir haben abgebildet, wo die Customer Journey stockte, geklärt, welche Informationen jede Stufe braucht, und die wiederholbare Arbeit verbunden. Das gab dem Vertriebsteam mehr Kontinuität zwischen Gesprächen, Entscheidungen und Umsetzung.
Auf einen Blick
Von der Anfrage zum Angebot
Der zusammenhängende Ablauf auf Basis der Prozessanalyse.
Die Umsetzung im Detail
Was wir gebaut haben und wie das Projekt ablief
Was wir gebaut haben
Einen durchgängigen Eingang vom Anfrageformular ins CRM mit Bestätigung, Buchungslink und Team-Benachrichtigung
Automatische Erinnerungen bei ausstehender Terminbuchung und einen Ablauf zur Neubuchung verpasster Gespräche
Eine Rechercheübersicht zum Interessenten vor jedem Erstgespräch
Strukturierte Briefings aus Gesprächszusammenfassungen mit Bedarf, passenden Leistungen und nächsten Schritten
Einen Leistungskatalog mit Standardpaketen, Zusatzleistungen und Preislogik
Angebots- und Vertragsentwürfe aus Briefing und Katalog, vor dem Versand vom Team geprüft und freigegeben
Erinnerungen zur Unterschrift und eine Benachrichtigung bei gewonnenen Kunden
Der Projektablauf
Woche 1 bis 4: Potenzialanalyse, Prozessübersicht, Priorisierung und Umsetzungsplan
Woche 5 bis 6: Formulare, CRM, Terminbuchung, Benachrichtigungen und Nachfassen
Woche 7 bis 10: Recherche, Gesprächszusammenfassungen, Leistungskatalog und Angebotsentwürfe
Woche 11 bis 12: Tests mit echten Interessenten, Verbesserungen und Übergabe
Das Ergebnis
Was sich für das Team verändert hat
Der Angebotsdurchlauf sank von bis zu einem Monat auf wenige Tage. Der größere Gewinn war Kontinuität: Recherche, Gespräch und vereinbarter nächster Schritt mussten nicht für jede Übergabe neu zusammengesucht werden. Das Vertriebsteam konnte mehr Zeit auf qualifizierte Gespräche verwenden, während der Prozess die Routinevorbereitung trug.
Angebotsdurchlauf von bis zu 30 Tagen auf 2 bis 5 Tage verkürzt
Fünfmal so viele Kunden im selben Zeitraum, mit demselben Team
Reaktionszeit auf neue Leads um 50 bis 60 Prozent gesenkt
Vertriebszyklus um 40 bis 50 Prozent verkürzt
Leistungen, Preise und Zusatzoptionen in klaren Paketen standardisiert
Gibt es in Ihrem Team eine ähnliche Aufgabe?
Wir sehen uns Ihren Prozess, Ihre Systeme und das gewünschte Ergebnis an. Gemeinsam legen wir den nächsten sinnvollen Schritt fest: von der Potenzialbewertung bis zur Umsetzung und laufenden Betreuung.
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