ABLAUF IM DETAIL
Vom Datenraum zu prüfbaren Dateien.
Für Ankaufsteams, Projektentwickler und Asset Manager: eingehende Objektunterlagen ordnen, bevor die Detailprüfung beginnt.
Die Prüfung mit geordneten Dateien beginnen.
Das Potenzial
Ein Makler schickt einen Ordner. Ihr Team verliert den Vormittag mit Sortieren.
PDFs, Scans und Tabellen kommen mit uneinheitlichen Namen und ohne gemeinsame Struktur an. Wir entwerfen einen Eingangsablauf rund um Ihre vorhandenen Objektordner, Dokumentarten und Prüfzuständigkeiten.
Gebaut nach Ihren Ablageregeln. Unsichere Zuordnungen gehen an einen Prüfer, nicht still in den falschen Objektordner.
DER ABLAUF
Ein klarer Weg vom Upload zur Prüfung
01
Annehmen
Das freigegebene Paket sammeln und die Originaldateien unverändert lassen.
02
Einordnen
Dokumentart, Objekt, Dateiname und Ziel vorschlagen. Unsicheres markieren.
03
Prüfen
Index und Ausnahmen freigeben, bevor Dateien in die Struktur wandern.
Ein klarer Prüfpunkt vor der Übergabe.
Bei unklaren Angaben wird die zuständige Person einbezogen. Nach der Freigabe folgt der vereinbarte nächste Schritt. Quellen und Bearbeitungsstatus bleiben nachvollziehbar.
Ausgangspunkt
Das Material, das Sie ohnehin bekommen
Ein heruntergeladener Datenraum, ein freigegebener Ordner oder ein E-Mail-Eingang. Dokumentklassen, Objektkennungen, Namenskonvention und Ziel vereinbaren wir vor der Verarbeitung.
Das erhalten Sie
Ein geordnetes Paket für Ihr Team
Vorgeschlagene Dateinamen und Ablageorte, ein Dokumentenindex und eine Liste unsicherer oder fehlender Informationen. Jedes Ergebnis behält den Verweis auf die Quelldatei.
Ziel ist weniger Vorbereitungsarbeit, nicht der Ersatz technischer, finanzieller oder rechtlicher Prüfung.
So bauen wir es
Behalten Sie die Struktur, die funktioniert.
Wir testen den Ablauf mit einer repräsentativen, freigegebenen Auswahl Ihrer Unterlagen und Ihrer bestehenden Ordnerstruktur. Prüfaufwand, Zuordnungsfehler und die Anzahl der Sonderfälle zeigen, ob sich eine Ausweitung des Pilotprojekts lohnt.
Bestehende Demos zur Dokumentenverarbeitung dienen als Ausgangspunkt. Vor dem Einsatz im Tagesgeschäft prüfen wir die Anbindung und die Genauigkeit anhand Ihrer Dokumente.
Ihr erster Schritt
Bringen Sie einen typischen Datenraum mit.
Wir sehen uns Dokumentenmenge, Dateiqualität, Ordnerregeln und die Zeit an, die Ihr Team für die Vorbereitung braucht. Daraus ergibt sich ein praktischer Pilotumfang.
Für das erste Gespräch brauchen wir keine Kundendokumente. Eine geschwärzte Stichprobe kann später vereinbart werden.
