ABLAUF IM DETAIL
Schluss mit dem Abtippen derselben Felder.
Für Operations-Teams mit wiederkehrenden PDFs, Formularen und Anhängen: die nützlichen Daten erfassen und Ausnahmen an die richtige Person geben.
Aus Dokumenten werden Informationen zur Prüfung.
Das Potenzial
Ihr Team sollte nicht jede Angabe aus dem gemeinsamen Postfach manuell übertragen müssen.
Dokumente kommen an, jemand öffnet jedes einzelne, sucht die passenden Felder und kopiert sie in ein anderes Tool. Wir bauen einen Eingangs- und Ausleseablauf für eine festgelegte Dokumentart und ihr Ziel.
Beginnen Sie mit einer regelmäßig eingehenden Dokumentart und einer klaren Zuständigkeit. Ein einziger Ablauf für jede denkbare Datei ist selten das richtige erste Projekt.
DER ABLAUF
Ein kontrollierter Verarbeitungsablauf
01
Eingang
Dokument annehmen und erkennen. Original erhalten und Dubletten finden.
02
Auslesen
Die vereinbarten Felder mit Quellenverweis und Prüfungen aufbereiten.
03
Leiten
Unsichere Datensätze an einen Prüfer, freigegebene Daten ins richtige System.
Ein klarer Prüfpunkt vor der Übergabe.
Bei unklaren Angaben wird die zuständige Person einbezogen. Nach der Freigabe folgt der vereinbarte nächste Schritt. Quellen und Bearbeitungsstatus bleiben nachvollziehbar.
Ausgangspunkt
Ihre Formulare, Felder und Ziele
Wählen Sie einen Eingangskanal, die relevanten Felder und das System, das sie bekommen soll. Nehmen Sie Beispiele für schlechte Scans, fehlende Werte und Doppeleinreichungen dazu.
Das erhalten Sie
Strukturierte Datensätze mit Ausnahmeliste
Der Ablauf bereitet Daten auf, behält den Link zum Original und leitet unsichere Fälle zur Prüfung. Freigegebene Datensätze gehen dann in Ihr CRM, Ihre Tabelle oder Ihr Dokumentensystem.
Prüfregeln hängen von den Folgen eines Fehlers ab. Ein Konfidenzwert ist keine Garantie für Richtigkeit.
So bauen wir es
Messen Sie die Arbeit nach dem Auslesen.
Wir vergleichen die heutige Bearbeitungszeit mit der Zeit für Prüfung und Korrektur der aufbereiteten Daten. Fehlerquoten, Dubletten und ungelöste Fälle zählen genauso wie die Auslesegeschwindigkeit.
Bestehende Komponenten und Demos zur Dokumentenverarbeitung fließen in die Konzeption ein. Bevor wir die Umsetzung für den laufenden Betrieb zusagen, testen wir Ihre Dokumentarten und die nötigen Systemanbindungen.
Ihr erster Schritt
Wählen Sie das Dokument, das am häufigsten kommt.
Wir prüfen Häufigkeit, Dokumentenmenge, Prüfaufwand und Zielsystem. Das erste Projekt soll Ihr Team messbar entlasten, statt nur ein weiteres Dashboard hinzuzufügen.
Dieser Ansatz ist nicht auf Immobilien beschränkt. Der Entwurf folgt dem Dokument und dem Geschäftsprozess.
